1. INQUADRAMENTO NORMATIVO

Il 29 dicembre 2017 è entrata in vigore la legge n. 179 “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”.

Per quanto riguarda la disciplina nel settore privato, l’articolo 2 della legge n. 179/17 è intervenuto sul Decreto 231/2001 ed ha inserito all’articolo 6 (“Soggetti in posizione apicale e modelli di organizzazione dell’ente”) una nuova previsione che ha inquadrato, anche nell’ambito del Modello organizzativo ex D.lgs. 231/01, le misure legate alla presentazione e gestione delle segnalazioni.

Successivamente, è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24 (il “Decreto”), recante l’attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 23 Ottobre 2019, riguardante la “protezione delle persone che segnalano violazioni di normative nazionali o dell'Unione Europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto pubblico o privato” (di seguito la “Direttiva”).

In sintesi le nuove norme prevedono:

• l’obbligo, per i soggetti dotati di un Modello di Organizzazione Gestione e Controllo ex D.lgs. n. 231/01 di istituire canali di segnalazione interni;
• l’attivazione di canali per le segnalazioni che siano “progettati, realizzati e gestiti in modo sicuro e tale da garantire la riservatezza dell’identità della persona segnalante e la protezione degli eventuali terzi citati nella segnalazione e da impedire l’accesso da parte del personale non autorizzato”; e che comprendano “un avviso del ricevimento della segnalazione alla persona segnalante entro sette giorni a decorrere dal ricevimento”;
• la necessità di designare soggetti imparziali per la ricezione e gestione delle segnalazioni;
• l’obbligo di dare il riscontro finale al segnalante entro 90 giorni;
• l’obbligo di adozione delle misure necessarie per vietare qualsiasi forma di ritorsione contro le persone che effettuano segnalazioni di violazioni;
• la possibilità per gli interessati di ricorrere, in determinati casi, a segnalazione “esterna” all’ANAC e a “divulgazione” della segnalazione;
• la necessità di fornire ai soggetti interessati informazioni chiare sul canale di segnalazione, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni “interne” ed “esterne” (le informazioni devono essere esposte e rese facilmente visibili nei luoghi di lavoro nonché accessibili alle persone che, pur non frequentando i luoghi di lavoro, intrattengono rapporti giuridici con l'ente in una delle forme previste dal Decreto).

2. PRINCIPI GENERALI E SCOPO DEL REGOLAMENTO

Con il presente Regolamento si intende disciplinare il processo di ricezione, analisi e trattamento delle Segnalazioni “interne”, da chiunque inviate e trasmesse anche in forma anonima, nonché di descrivere le forme di tutela offerte al segnalante ed ai soggetti coinvolti nelle segnalazioni e, in particolare:

• chiarire i principi ispiratori dell’istituto e il ruolo del Gestore delle segnalazioni;
• precisare le modalità di gestione delle segnalazioni, attraverso un iter procedurale definito, che prevede termini certi per l’avvio e la conclusione dell’istruttoria;
• dettagliare le modalità che verranno seguite per tutelare la riservatezza dell’identità del soggetto che effettua la segnalazione, del contenuto della segnalazione e dell’identità di eventuali soggetti indicati.

Il presente regolamento intende rimuovere i fattori che possono disincentivare o ostacolare il ricorso all’istituto, come ad esempio dubbi e incertezze circa le modalità da seguire e timori di ritorsioni o discriminazioni. Il procedimento di gestione delle segnalazioni garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante sin dalla ricezione e in ogni contatto successivo alla stessa.

3. DEFINIZIONE DI WHISTLEBLOWING/SEGNALAZIONE

Con la generica espressione whistleblower si fa riferimento ad un soggetto che in ambito aziendale e in ragione del rapporto intrattenuto con un ente, riferisce condotte illecite di cui sia venuto a conoscenza. Attraverso la segnalazione, il whistleblower contribuisce all’emersione di situazioni di degenerazione e di malfunzionamenti del sistema interno alla singola gestione societaria e, inoltre, partecipa ad un processo di prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli per la Società. 

4. SOGGETTI TUTELATI

Il presente regolamento (adottato dopo aver sentito le rappresentanze sindacali laddove costituite ai sensi dell’art. 4, comma 1, D.lgs. n. 24/2023) si applica ai seguenti soggetti:

• dipendenti e lavoratori subordinati della Società,
• lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso la Società,
• liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso la Società,
• volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso la Società,
• azionisti (persone fisiche) della Società,
• Persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza della Società,
• i partner, i clienti, i fornitori, i consulenti, i collaboratori e, più in generale, chiunque sia in relazione d'interessi con la Società.

Per tutti i suddetti soggetti, la tutela si applica anche durante il periodo di prova e anteriormente o successivamente alla costituzione del rapporto di lavoro o altro rapporto giuridico.

A questi soggetti si aggiungono anche le seguenti figure secondo le specifiche del D. Lgs. N. 24/2023: il facilitatore, le persone del medesimo contesto lavorativo con stabile legame affettivo o con rapporto abituale e corrente con il segnalante, gli enti di proprietà di chi segnala, denuncia o effettua una divulgazione pubblica o per i quali dette persone lavorano e gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo di tali soggetti.

La “persona segnalante” [ex art. 2, comma l, lett. g), D.lgs. n. 24/23 “Segnalante”] a conoscenza di fatti potenzialmente oggetto di segnalazione è invitata ad effettuare la segnalazione con tempestività mediante le modalità di seguito descritte astenendosi dall’intraprendere iniziative autonome di analisi e/o approfondimento.

5. LA SEGNALAZIONE WHISTLEBLOWING

Per segnalazione “whistleblowing” si intende qualsiasi comunicazione di:

• condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. n. 231/01;
• violazioni del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo e del Codice Etico;

fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, di cui i Destinatari siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte.

Le segnalazioni devono essere effettuate in buona fede e devono essere circostanziate con informazioni precise in modo da risultare facilmente verificabili.

Le segnalazioni devono essere fatte con spirito di responsabilità, avere carattere di interesse per il bene comune, rientrare nelle tipologie di non conformità per cui il sistema è stato implementato.

In linea generale la Società esorta i propri dipendenti a risolvere eventuali controversie lavorative, ove possibile, attraverso il dialogo, anche informale, con i propri colleghi e/o con il proprio responsabile diretto.

6. IL CANALE PER LA SEGNALAZIONE

La Società, per la gestione delle segnalazioni, ha attivato una piattaforma fornita da DigitalPA.

La piattaforma è raggiungibile tramite il seguente link, disponibile anche sul sito della Società, https://ilvolo.segnalazioni.net/ e consente di effettuare, attraverso un percorso guidato, segnalazioni nelle seguenti forme:

• scritta, con la possibilità di caricare allegati;
• orale, tramite una registrazione vocale.

È possibile procedere con una segnalazione “senza registrazione”, opzione che consente l’anonimato, oppure registrandosi e rendendosi quindi identificabili. In ogni passaggio sarà comunque garantito il massimo livello di riservatezza del segnalante, qualora noto, della persona coinvolta o dei soggetti citati, del contenuto e dei documenti della segnalazione.

Il segnalante, tramite la piattaforma, può inoltre richiedere un incontro diretto con il gestore della segnalazione.

Il contenuto dell’incontro, previa autorizzazione del Segnalante, verrà documentato con modalità idonea alla conservazione, ad es. riportandolo in un verbale redatto dal Gestore della segnalazione e sottoscritto dal Segnalante.

7. IL GESTORE DELLA SEGNALAZIONE

Il Gestore delle segnalazioni è l’Organismo di Vigilanza di IL VOLO Società Cooperativa Sociale ETS.

Il Gestore formula annualmente la previsione di spesa necessaria al corretto svolgimento dei compiti assegnati. Tale previsione è sottoposta all’approvazione dell’organo dirigente.

Nello svolgimento dell’istruttoria, il Gestore delle Segnalazioni può essere supportato dalle strutture organizzative aziendali di volta in volta competenti ovvero dai professionisti esterni allo scopo incaricati.

Nel caso in cui un soggetto diverso dal Gestore delle segnalazioni riceva una segnalazione attraverso canali ulteriori rispetto a quelli predisposti dalla Società, questi dovrà trasmetterla entro 7 giorni alla piattaforma dandone contestuale notizia al Segnalante e senza trattenerne copia.

8. CONTENUTO E OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE

Il whistleblower deve fornire tutti gli elementi utili affinché il Gestore delle segnalazioni possa procedere alle verifiche ed agli accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti posti alla sua attenzione.  È opportuno che le segnalazioni siano il più possibile circostanziate e offrano il maggior numero di elementi al fine di consentire di effettuare le dovute verifiche.

A tale scopo, la segnalazione deve preferibilmente contenere gli elementi di seguito indicati:

• identità del soggetto che effettua la segnalazione (se ritiene di non rimanere anonimo);
• descrizione chiara e completa dei fatti oggetto di segnalazione;
• le circostanze di tempo e di luogo in cui i fatti sono stati commessi, se conosciute;
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto/i che ha/hanno posto/i in essere i fatti segnalati, se conosciute;
• l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
• allegare eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
• ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

Le segnalazioni non possono riguardare doglianze di carattere personale o rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro o rapporti col superiore gerarchico o con i colleghi.

Eventuali segnalazioni anonime circostanziate (contenenti tutti gli elementi oggettivi necessari alla successiva fase di verifica) saranno prese in considerazione per approfondimenti.

9. GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

Il Gestore, ricevuta la segnalazione, rilascia alla persona segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione e provvederà alla successiva gestione della segnalazione stessa o all’inoltro alla Società qualora ritenuta non di competenza, ma comunque di interesse per la Società.

Le segnalazioni sono soggette al seguente iter istruttorio.

Vaglio di Procedibilità e di Ammissibilità

Ricevuta la segnalazione, il Gestore compie un primo vaglio circa la procedibilità e l’ammissibilità della stessa valutando:

• che la segnalazione rientri nel perimetro soggettivo e oggettivo del D.lgs. 24/23;
• l’indicazione delle circostanze di tempo e luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione, una descrizione dei fatti oggetto della segnalazione e delle modalità con cui si è venuti a conoscenza dei fatti riportati;
• generalità o altri elementi che consentono di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

Laddove emergano o siano comunque desumibili elementi utili e sufficienti per ritenere fondata la segnalazione, verrà avviata la successiva fase degli approfondimenti specifici.

Qualora a conclusione della fase di analisi preliminare emerga l’assenza di elementi sufficientemente circostanziati o l’infondatezza dei fatti richiamati, la segnalazione sarà archiviata con le relative motivazioni, fatto salvo il riscontro all’interessato che dovrà essere fornito entro i termini previsti dal D.lgs. 24/23.

Istruttoria e approfondimenti specifici:

Una volta vagliata l’ammissibilità della segnalazione, il Gestore provvederà a:

i. acquisire gli elementi informativi necessari alle valutazioni attraverso l’analisi della documentazione e delle informazioni ricevute;

ii. avviare le analisi specifiche avvalendosi, se opportuno, delle strutture competenti della Società o di esperti esterni;

iii. concordare con le Funzioni interessate eventuali iniziative da intraprendere a tutela degli interessi della Società (ad es. iniziative giudiziarie, sospensione/cancellazione dall’albo fornitori etc.);

iv. richiedere l’avvio di un procedimento disciplinare nei confronti del segnalante, nel caso di segnalazioni in relazione alle quali siano accertate la malafede del segnalante e/o l’intento meramente diffamatorio, eventualmente confermati anche dalla infondatezza della stessa segnalazione;

v. alla conclusione dell’approfondimento svolto, sottoporre i risultati alla valutazione della Società affinché vengano intrapresi i più opportuni provvedimenti;

vi. concludere l’istruttoria in qualunque momento se, nel corso dell’istruttoria medesima, sia accertata l’infondatezza della segnalazione.

Le attività sopra descritte non sono necessariamente svolte in maniera sequenziale.

Qualora si renda necessario avvalersi dell’assistenza di professionisti terzi o del supporto specialistico del personale di altre funzioni aziendali ogni tipologia di dato che possa consentire l’identificazione del segnalante o di altri soggetti coinvolti deve essere oscurata.

Tutte le fasi dell’attività di accertamento devono essere tracciate e archiviate correttamente.

Il trattamento dei dati personali delle persone coinvolte e/o citate nelle Segnalazioni nonché dei Segnalanti viene effettuato in conformità a quanto previsto dal D.lgs. n. 24/2023, dal Regolamento EU n. 679 del 27 aprile 2016 (GDPR), dal D.lgs. 196/2003 (Codice della Privacy) e dal D.lgs. 201/2018. Tali obblighi sono estesi anche ai soggetti interni diversi rispetto al Gestore coinvolti nella gestione della segnalazione.

Riscontro al segnalante

Il Gestore fornirà al segnalante un riscontro entro tre mesi dalla data di avviso di ricevimento o – in mancanza di tale avviso – entro tre mesi dalla data di scadenza del termine di sette giorni per tale avviso.

Il riscontro potrà avere ad oggetto:

• l’avvenuta archiviazione della segnalazione, con espressa indicazione dei motivi;
• l’avvenuto accertamento della fondatezza della segnalazione e la trasmissione agli organi competenti;
• l’attività svolta sino a questo momento e l’attività che si intende svolgere.

In quest’ultimo caso il Gestore comunicherà al segnalante anche il successivo esito finale dell’istruttoria.

Qualora la segnalazione dovesse riguardare uno dei Gestori, la stessa sarà gestita dai componenti che non si trovino in conflitto e, quindi, con esclusione di colui al quale la segnalazione si riferisce.

10. FORME DI TUTELA

Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell’art. 2043 del codice civile e delle ipotesi in cui l’anonimato non è opponibile per legge (es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo) l’identità del whisteblower viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione. La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall’ordinamento. Per quanto concerne, in particolare, l’ambito del procedimento disciplinare che potrebbe conseguire alla segnalazione, l’identità del segnalante può essere rivelata all’autorità disciplinare e all’incolpato solo nei casi in cui:

• vi sia il consenso espresso del segnalante;
• la contestazione dell’addebito disciplinare risulti fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa dell’incolpato, sempre che tale circostanza venga da quest’ultimo dedotta e comprovata in sede di audizione o mediante la presentazione di memorie difensive.

La segnalazione del whistleblower è, inoltre, sottratta al diritto di accesso previsto dagli artt. 22 e seguenti della legge 241/1990 e ss.mm.ii. Il documento non può, pertanto, essere oggetto di visione né di estrazione di copia da parte di richiedenti, ricadendo nell’ambito delle ipotesi di esclusione di cui all’art. 24, comma 1, lett. a), della l. n. 241/90 s.m.i.. Nei confronti del dipendente che effettua una segnalazione ai sensi del presente regolamento vige il divieto di discriminazione, non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia. Per misure discriminatorie si intendono le azioni disciplinari ingiustificate, le molestie sul luogo di lavoro ed ogni altra forma di ritorsione che determini condizioni di lavoro intollerabili.

Il d.lgs. 24/2023 ha previsto un sistema di protezione che comprende:

• la tutela della riservatezza del segnalante, del facilitatore, della persona coinvolta e delle persone menzionate nella segnalazione,
• la tutela da eventuali ritorsioni adottate dall’ente in ragione della segnalazione effettuata e le condizioni per la sua applicazione,
• le limitazioni della responsabilità rispetto alla rivelazione e alla diffusione di alcune categorie di informazioni.

11. LA TUTELA DELLA RISERVATEZZA DEL SEGNALANTE

L'identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate senza il consenso espresso della stessa persona segnalante a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni.

Garanzia di riservatezza in ambito giurisdizionale

• Nell’ambito del procedimento penale, l’identità del segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 c.p.p.
• Nell'ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei Conti, l'identità della persona segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria.

Garanzia di riservatezza nell’ambito del procedimento disciplinare

L'identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.

12. LA TUTELA DELLA RISERVATEZZA DEL SOGGETTO SEGNALATO E DI ALTRI SOGGETTI

La segnalazione non è sufficiente ad avviare alcun procedimento disciplinare verso il segnalato. Qualora, a seguito di concreti riscontri acquisiti riguardo alla segnalazione, si decida di procedere con l’attività istruttoria, il segnalato potrà essere contattato e gli verrà assicurata la possibilità di fornire ogni eventuale e necessario chiarimento.

Il decreto prevede espressamente che la tutela dell’identità sia garantita anche alla persona fisica segnalata (c.d. persona coinvolta). Pertanto, vengono adottate particolari cautele al fine di evitare la indebita circolazione di informazioni personali, non solo verso l’esterno, ma anche all’interno degli uffici dell’ente, eventualmente, a soggetti non autorizzati al trattamento di tali dati.

Viene inoltre garantita la riservatezza:

• al facilitatore, sia per quanto riguarda l’identità, sia con riferimento all’attività in cui l’assistenza si concretizza;
• a persone diverse dal segnalato, ma comunque implicate in quanto menzionate nella segnalazione o nella divulgazione pubblica (es. persone indicate come testimoni).

Si fa riferimento al decreto per ogni specifica applicazione dei principi qui esposti.

13. IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

IL VOLO Società Cooperativa Sociale ETS garantisce che l’acquisizione e gestione delle segnalazioni avviene in conformità alla normativa in tema di tutela dei dati personali, sia per quanto riguarda la persona segnalante, ma anche agli altri soggetti cui si applica la tutela della riservatezza. I soggetti coinvolti nella gestione delle segnalazioni si attengono a principi di liceità, correttezza e trasparenza e l’ente si impegna a predisporre e/o aggiornare la valutazione d’impatto sulla protezione dei dati, le informative necessarie, il registro delle attività di trattamento per qualsiasi aspetto in materia di whistleblowing.

14. LA TUTELA DA RITORSIONI

È previsto il divieto di ritorsione definita come “qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all'autorità giudiziaria o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto”. Questo si applica a condizione che la segnalazione sia stata effettuata nel rispetto della disciplina prevista dal d.lgs. 24/2023, che ci sia una consequenzialità fra segnalazione e ritorsione, che la segnalazione non si basi su meri sospetti.

A mero titolo esemplificativo si illustrano alcune delle ritorsioni da cui il segnalante viene tutelato:

• licenziamento,      sospensione          o        misure equivalenti;
• retrocessione        di       grado o        mancata promozione;
• mutamento di funzioni, riduzione dello stipendio, modifica dell’orario di lavoro;
• note di demerito o referenze negative;
• adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
• coercizione, intimidazione, molestie o ostracismo;
• discriminazione o comunque trattamento sfavorevole;
• mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
• mancato rinnovo o risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
• danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
• conclusione anticipata o annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
• annullamento di una licenza o di un permesso.

Le presunte ritorsioni devono essere comunicate esclusivamente ad ANAC (Autorità Nazionale AntiCorruzione)

15. ATTIVITA’ DI REPORTING  

L’OdV rende conto nella propria Relazione periodica, con modalità tali da garantire la riservatezza dei segnalanti, del numero di segnalazioni ricevute e del loro stato di avanzamento. 

La Società ha il compito di assicurare la diffusione del presente regolamento a tutti i dipendenti e i soggetti interessati mediante la pubblicazione dello stesso sul sito internet aziendale.

16. ATTIVITA’ FORMATIVA ED INFORMATIVA

La Società intraprende iniziative di sensibilizzazione mediante gli strumenti (formazione, eventi, newsletter e portale intranet, etc.) che saranno ritenuti idonei a divulgare la conoscenza dell’istituto.

17. SANZIONI

Sono previste sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante, così come sono previste sanzioni nei confronti del segnalante, nel caso di segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave o che si dovessero rivelare false, infondate, con contenuto diffamatorio o comunque effettuate al solo scopo di danneggiare la Società, il segnalato o altri soggetti interessati dalla segnalazione.

Fermi restando gli altri profili di responsabilità, l’ANAC applica al responsabile le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie:

1.  da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l’obbligo di riservatezza di cui all’articolo 12;
2. da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l'effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l’adozione di tali procedure non è conforme a quelle di cui agli articoli 4 e 5, nonché quando accerta che non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;
3.  da 500 a 2.500 euro, nel caso di cui all’articolo 16, comma 3, salvo che la persona segnalante sia stata condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.

La Società ha previsto, nel proprio sistema disciplinare adottato ai sensi dell’articolo 6, comma 2, lettera e), del decreto n. 231/2001, sanzioni nei confronti di coloro che accertano essere responsabili degli illeciti citati.

È, in ogni caso, garantito il diritto al contraddittorio.

18. CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE E TUTELA DELLA PRIVACY

Al fine di garantire la gestione e la tracciabilità delle segnalazioni e delle relative attività, il Gestore della segnalazione cura l’archiviazione di tutta la documentazione di supporto della segnalazione per un periodo di 5 anni dalla chiusura della segnalazione.

Gli eventuali dati personali e sensibili contenuti nella segnalazione, inclusi quelli relativi alla identità del segnalante o di altri individui, verranno trattati nel rispetto delle norme per la protezione dei dati personali, quali quello di limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, e le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare alle stesse adeguato seguito.

Il trattamento dei dati personali avviene nel rispetto dei seguenti principi:

• trattare i dati in modo lecito, corretto e trasparente;
• raccogliere i dati solo al fine di gestire e dare seguito alle segnalazioni, divulgazioni pubbliche o denunce effettuate;
• garantire che i dati siano adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati. In tal senso, i dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati senza indugio;
• assicurare che i dati siano esatti e, se necessario, aggiornati;
• conservare i dati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per il tempo necessario al trattamento della specifica segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione;
• effettuare il trattamento in maniera da garantire un’
• adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali (ricorso a strumenti di crittografia);
• assicurare l’aggiornamento del registro delle attività di trattamento, integrandolo con le informazioni connesse a quelle di acquisizione e gestione delle segnalazioni;
• garantire il divieto di tracciamento dei canali di segnalazione;
• garantire, ove possibile, il tracciamento dell’attività del personale autorizzato nel rispetto delle garanzie a tutela del segnalante.

19. AGGIORNAMENTO DELLA POLICY

La Policy e la funzionalità della Piattaforma saranno oggetto di revisione periodica a cura del C.d.A. per garantirne il costante allineamento alla normativa di riferimento.

La Società terrà anche conto, ai fini di modifiche/integrazioni della presente Policy, di eventuali suggerimenti formulati dall’Organismo di Vigilanza.

 

Monticello Brianza, 14/12/2023